Zoals elders op deze website valt te lezen richten wij ons op het verzamelen, digitaliseren, beschrijven, bewaren en publiceren van cultuur-historisch materiaal over de gemeente Gennep. In eerste instantie beperken we ons nog tot de kern van de gemeente Gennep. Dat is niet omdat de omliggende kernen van de gemeente geen aandacht verdienen, integendeel, maar dat heeft een puur praktische reden: de omvang van het materiaal en onze capaciteit. Op dit moment bezitten we meer dan 300.000 bestanden (!). Dat zijn foto’s, dia’s, negatieven, kaarten, documenten, 8mm-16mm films en videos. In het eerste 6 maanden van ons bestaan hebben we meer dan 20.000 bestanden gescand. Ook digitaal aangeleverd materiaal moet vaak nog worden bewerkt voordat het in het archief kan worden opgenomen.

Welke stappen doorloopt het aangeleverde materiaal?

1 Aanbieden:
Veel Gennepenaren hebben  gelukkig de weg naar ons al gevonden. Van diverse zijden  krijgen we materiaal aangeboden. Wat daarbij opvalt is de grote verscheidenheid: foto’s, dia’s, negatieven, documenten, fotoboeken maak ook verenigingsarchieven met jaarboeken en verslagen van leden- en bestuursvergaderingen uit het verleden. Via de website kan men een afspraak maken om het materiaal bij ons af te geven.
Het kan daarbij gaan om een schenking waarbij wij het materiaal overnemen maar het kan ook gaan om een bruikleen waarbij wij het materiaal na digitaliseren weer teruggeven aan de eigenaar.
Bij het aanbieden wordt altijd een registratieformulier ingevuld. Dat gebeurt om twee redenen. Op de eerste plaats weten wij later wie het materiaal heeft geschonken danwel aan ons heeft uitgeleend  en op de tweede  plaats vereist de wet op de privacy (AVG) dat u akkoord gaat met de manier waarop wij het materiaal gebruiken.

 

 

 

2 Digitaliseren
De wijze waarop het materiaal wordt gedigitaliseerd hangt uiteraard af van het type materiaal. Foto’s, dia’s en negatieven worden standaard gescand op minimaal 300 maar meestal op 600 dpi (dot per inch) naar een jpeg (jpg) of png bestandstype. Van tiff-bestanden wordt een jpg kopie bestand gemaakt.

A0 scanner voor bijv. krantenpagina’s

Documenten, boeken en kranten worden standaard op 300 dpi naar PDF gescand. Indien dat nuttig is worden ze ge-ocr’d dat wil zeggen optisch gelezen zodat ze doorzoekbaar zijn.
czur

8mm en super 8mm film wordt met behulp van een filmscanner 1 op 1 (1440×1080 pix) met 2 beeldjes per seconde omgezet in een mp4 bestand.

Videomateriaal (8mm, minidv, VHS, VHS-C of betamax) wordt eveneens omgezet naar mp4.  Na het digitaliseren worden de bestanden op de server opgeslagen.

3. Metadateren
Een heel belangrijke fase die ook de meeste tijd in beslag neemt is het “metadateren”. Dat is het verrijken van een digitale document met aanvullende gegevens.
De metadata hebben als doel het kunnen terugvinden van een digitaal document. Voor opname in de beeldbank worden volgende gegevens ingevuld:
ID-nummer, titel, locatie, tijdstip, beschrijving, rubriek. eventueel subrubriek, fotograaf, uitgever, verwervingsdatum en  verder nog  een aantal interne database gegevens.

In eerste instantie krijgen bestanden die worden gepubliceerd op onze beeldbank(en) voorrang bij het metadateren.

4. Publiceren
De stichting heeft de beschikking over meerdere beeldbanken en een website. Bij publicatie maken we onderscheid tussen een externe (of  publieke) beeldbank. Deze is vrij toegankelijk voor bezoekers op internet. Gezien de omvang van ons totale bestand kan slechts een selectie op deze beeldbank worden getoond. Meestal thematisch georiënteerd. Hoewel die om duizenden bestanden zal gaan is het onmogelijk uit kosten- , privacy- en auteursredenen om alle bestanden openbaar te hebben staan. Kortom er zijn veel meer foto’s dan op de website zichtbaar zijn. De foto’s die niet op de website zichtbaar zijn , zijn wel te vinden op onze interne server. Een voorbeeld: stel we maken een thema: Carnaval 2005-2010. We laten op de website (beeldbank) een selectie van 400 foto’s zien. We hebben echter over deze periode meer dan 16.000 foto’s! Stel u  weet dat u bent gefotografeerd en uw foto staat niet op de website. Dan kunt u een afspraak maken om de foto’s uit die periode op onze interne server te komen bekijken. Als u een stick meeneemt krijgt u die foto digitaal mee.